Privacy Notice for Applicants and Candidates ...

Last Updated: January 21, 2025

The 1-800-FLOWERS.COM® family of brands (“1-800-Flowers” or “We”) recognize and respect the importance of maintaining the privacy of personal information related to our applicants and candidates (each of whom may be referred to, individually and where applicable, as "you"), and have established this Privacy Notice for Applicants and Candidates ("Privacy Notice") as a result.

Categories of Personal Information We Collect.  When you apply for a role with us, We may  collect some or all of the following categories of personal information:

• Personal and online identifiers (such as first and last name, Social Security number, passport or driver’s license number, log-in credentials, email address, postal address, phone number, or unique online identifiers);
• Characteristics of legally protected classifications under state or federal law (such as age, date of birth, military or veteran status, race, sex, or gender), to the extent that you provide this information on a voluntary basis;
• Internet or other electronic network activity information (such as interactions with a website, email, or job advertisement);
• General device location information (such as zip code);
• Audiovisual information (such as audio or video collected through recordings);
• Professional or employment-related information (such as your employment history and resume);
• Education information (such as your education history and transcripts);
• Immigration information; and
• Other information about you that is linked to the personal information above.

Categories of Sources.  As permitted by law, We may collect personal information about you from the following categories of sources:

• You;
• Employment references;
• Recruiters, including individuals who refer you to 1-800-Flowers;
• Service providers;
• Social media companies;
• Educational institutions;
• Background check providers;
• Publicly available sources related to your application (e.g., your LinkedIn profile); and
• Consumer reporting agencies.

Categories of Third Parties To Which We Disclose Personal Information. We may disclose personal information We collect to the following categories of recipients:

• Service providers.  We disclose personal information we collect to our service providers, such as those who help us manage the application process.
• Recruiters.  We may disclose personal information to recruiters, such as to convey the status of your application.
• Employment references.  We may disclose personal information to references, such as to confirm certain information that you provided to us.
• Background check providers.  As legally permitted, We may disclose personal information to background check providers to obtain a background check.

• Government entities.  As legally required, We may provide personal information to government entities.

• Other persons pursuant to legal process, such as a court order or subpoena, or with your consent.

How We Use Your Personal Information. We may use and disclose the personal information We collect about you for our commercial and business purposes to the categories of recipients listed above.  Our commercial and business purposes include, without limitation:

• Processing and evaluating your application, including checking your references, and communicating with you about other jobs that may interest you.
• Other business purposes, which include:
  • Auditing related to our interactions with you;
  • Legal compliance;
  • Detecting and protecting against security incidents, fraud, and illegal activity;
  • Debugging
  • Performing services (for us or our service provider) such as analytics;
  • Internal research for technological improvement;
  • Internal operations;
  • Activities to maintain and improve our business; and
  • Other one-time uses.

How Long We Retain Personal Information.  If you are hired, We will keep personal information about you for the duration of your employment with 1-800-Flowers and as otherwise required by law. If your application is not successful, We may retain and use your personal information for a further period of time in order to consider you for other job opportunities, to help us better understand and improve our recruitment process, where permitted by applicable law, and/or for as long as necessary to comply with legal record retention requirements.

Your Rights as a Consumer.  We may collect information about you that is unrelated to your application for employment, if you are also a consumer of our services.  More information about our privacy practices and consumer rights can be found in our Privacy Notice. 

Contact Us.  For questions or concerns about 1-800-Flowers’s privacy practices, please use our Contact Privacy form to reach the Privacy Support team or write to us at Data Privacy Office, 1-800-FLOWERS.COM, INC., Two Jericho Plaza Suite 200, Jericho, NY 11753.

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California Applicant and Candidate Rights

This Section applies only to job applicants and candidates who are residents of California.

If you are a California resident, you have certain rights under the California Consumer Privacy Act (as amended, the CCPA) related to personal information We collect about you.  You may be able to exercise the following rights, subject to certain exceptions and limitations:

• The right to know the categories and specific pieces of personal information We collect, use, and disclose about you, the categories of sources from which We collected personal information about you, our purposes for collecting or disclosing personal information, and the categories of third parties to which We have disclosed personal information.
• The right to request that We delete the personal information We have collected from you.
• The right to access and correct inaccurate personal information We maintain about you.
• The right not to receive discriminatory treatment for the exercise of the privacy rights conferred by the CCPA.

California applicants and candidates can exercise any of the above rights:

• By submitting a request online through our Your Privacy Choices form; or
• By phone at 1-800-356-9377.

Verification Process and Required Information.  In some cases, We may need to request additional information from you to verify your identity or understand the scope of your request.  Generally, We verify your identity by matching the information provided in your request with the information We maintain in our records.

Authorized Agent.  You may designate an authorized agent to submit a request on your behalf.  In order to designate an authorized agent to make a request on your behalf, you must provide the agent with signed permission to do so and provide proof of your identity, or the agent must have a valid power of attorney. An authorized agent can make a request on your behalf through one of the submission methods noted above. In order for us to process the request, the authorized agent will be required to provide evidence of signed permission and your e-mail address to verify your identity, or proof of valid power of attorney.

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Changes to this Notice.  We may change this Privacy Notice for Applicants and Candidates from time to time in the future. Any changes will be posted here and reflect the date of such changes on the first page of this Notice. We advise you to check back frequently to see any updates or changes.

Aviso de Privacidad para Solicitantes y Candidatos

Última actualización: 21 de enero de 2025

La familia de marcas 1-800-FLOWERS.COM® ("1-800-Flowers" o "Nosotros") reconoce y respeta la importancia de mantener la privacidad de la información personal relacionada con nuestros solicitantes y candidatos (cada uno de los cuales puede ser referido, individualmente y cuando corresponda, como "usted"), y ha establecido este Aviso de Privacidad para Solicitantes y Candidatos ("Aviso de Privacidad") como resultado.

Categorías de información personal que recopilamos. Cuando solicita un puesto con nosotros, podemos recopilar algunas o todas las siguientes categorías de información personal:

• Identificadores personales y en línea (como nombre y apellido, número de Seguro Social, número de pasaporte o licencia de conducir, credenciales de inicio de sesión, dirección de correo electrónico, dirección postal, número de teléfono o identificadores únicos en línea);
• Características de las clasificaciones legalmente protegidas por la ley estatal o federal (como edad, fecha de nacimiento, estado militar o de veterano, raza, sexo o género), en la medida en que proporcione esta información de forma voluntaria;
• Información sobre la actividad en Internet u otras redes electrónicas (como interacciones con un sitio web, correo electrónico o anuncio de empleo);
• Información general de ubicación del dispositivo (como el código postal);
• Información audiovisual (como audio o video recopilado a través de grabaciones);
• Información profesional o relacionada con el empleo (como su historial laboral y currículum vitae);
• Información educativa (como su historial educativo y expedientes académicos);
• Información de inmigración; y
• Otra información sobre usted que esté vinculada a la información personal anterior.

Categorías de fuentes. Según lo permita la ley, podemos recopilar información personal sobre usted de las siguientes categorías de fuentes:

• Usted;
• Referencias laborales;
• Reclutadores, incluidas las personas que lo recomienden a 1-800-Flowers;
• Proveedores de servicios;
• Empresas de redes sociales;
• Instituciones educativas;
• Proveedores de verificación de antecedentes;
• Fuentes disponibles públicamente relacionadas con su solicitud (por ejemplo, su perfil de LinkedIn); y
• Agencias de informes del consumidor.

Categorías de terceros a los que divulgamos información personal. Podemos divulgar la información personal que recopilamos a las siguientes categorías de destinatarios:

• Proveedores de servicios. Divulgamos la información personal que recopilamos a nuestros proveedores de servicios, como aquellos que nos ayudan a gestionar el proceso de solicitud.
• Reclutadores. Es posible que divulguemos información personal a los reclutadores, por ejemplo, para transmitir el estado de su solicitud.
• Referencias laborales. Podemos divulgar información personal a referencias, por ejemplo, para confirmar cierta información que nos proporcionó.
• Proveedores de verificación de antecedentes. Según lo permitido por la ley, podemos divulgar información personal a los proveedores de verificación de antecedentes para obtener una verificación de antecedentes.
• Entidades gubernamentales. Según lo requiera la ley, podemos proporcionar información personal a entidades gubernamentales.
• Otras personas en virtud de un proceso legal, como una orden judicial o citación, o con su consentimiento.

Cómo utilizamos su información personal. Podemos usar y divulgar la información personal que recopilamos sobre usted para nuestros fines comerciales y comerciales a las categorías de destinatarios enumeradas anteriormente. Nuestros fines comerciales y empresariales incluyen, entre otros:

• Procesar y evaluar su solicitud, incluida la verificación de sus referencias, y comunicarnos con usted sobre otros trabajos que puedan interesarle.
• Otros fines comerciales, que incluyen:

o Auditorías relacionadas con nuestras interacciones con usted;

o Cumplimiento legal;

o Detectar y proteger contra incidentes de seguridad, fraudes y actividades ilegales;

o Depuración;

o Realización de servicios (para nosotros o nuestro proveedor de servicios) como análisis;

o Investigación interna para la mejora tecnológica;

o Operaciones internas;

o Actividades para mantener y mejorar nuestro negocio; y

o Otros usos puntuales.

Cuánto tiempo conservamos la información personal. Si lo contratan, mantendremos su información personal durante la duración de su empleo con 1-800-Flowers y según lo exija la ley. Si su solicitud no es aceptada, podemos retener y utilizar su información personal durante un período de tiempo adicional con el fin de considerarlo para otras oportunidades de trabajo, para ayudarnos a comprender mejor y mejorar nuestro proceso de contratación, cuando lo permita la ley aplicable, y/o durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los requisitos legales de retención de registros.

Sus derechos como consumidor. Podemos recopilar información sobre usted que no esté relacionada con su solicitud de empleo, si también es un consumidor de nuestros servicios. Puede encontrar más información sobre nuestras prácticas de privacidad y derechos del consumidor en nuestro Aviso de Privacidad.

Contáctenos. Si tiene preguntas o inquietudes sobre las prácticas de privacidad de 1-800-Flowers, utilice nuestro formulario de Privacidad de Contacto para comunicarse con el equipo de Soporte de Privacidad o escríbanos a Data Privacy Office, 1-800-FLOWERS.COM, INC., Two Jericho Plaza Suite 200, Jericho, NY 11753.

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Derechos de los solicitantes y candidatos de California

Esta Sección se aplica solo a los solicitantes de empleo y candidatos que son residentes de California.

Si usted es residente de California, tiene ciertos derechos en virtud de la Ley de Privacidad del Consumidor de California (en su versión modificada, la CCPA) en relación con la información personal que recopilamos sobre usted. Es posible que pueda ejercer los siguientes derechos, sujetos a ciertas excepciones y limitaciones:

• El derecho a conocer las categorías y piezas específicas de información personal que recopilamos, usamos y divulgamos sobre usted, las categorías de fuentes de las que recopilamos información personal sobre usted, nuestros propósitos para recopilar o divulgar información personal y las categorías de terceros a los que hemos divulgado información personal.
• El derecho a solicitar que eliminemos la información personal que hemos recopilado de usted.
• El derecho a acceder y corregir la información personal inexacta que mantenemos sobre usted.
• El derecho a no recibir un trato discriminatorio por el ejercicio de los derechos de privacidad conferidos por la CCPA.

Las categorías de información personal que recopilamos y divulgamos con fines comerciales pueden incluir "información personal sensible" según se define en la CCPA. No usamos ni divulgamos información personal sensible para ningún propósito que no esté expresamente permitido por la CCPA.

Si bien la CCPA ofrece una oportunidad de exclusión voluntaria relacionada con la información personal sensible, usamos y divulgamos información personal sensible, tal como se define en la CCPA, solo para los fines permitidos por la CCPA que no requieren una oportunidad de exclusión.

Los solicitantes y candidatos de California pueden ejercer cualquiera de los derechos anteriores:

• Al enviar una solicitud en línea a través de nuestro formulario Sus Opciones de Privacidad; o
• Por teléfono al 1-800-356-9377.

Proceso de verificación e información requerida. En algunos casos, es posible que necesitemos solicitarle información adicional para verificar su identidad o comprender el alcance de su solicitud. Por lo general, verificamos su identidad haciendo coincidir la información proporcionada en su solicitud con la información que mantenemos en nuestros registros.

Agente autorizado. Puede designar a un agente autorizado para que presente una solicitud en su nombre. Con el fin de designar a un agente autorizado para hacer una solicitud en su nombre, debe proporcionar al agente un permiso firmado para hacerlo y proporcionar una prueba de su identidad, o el agente debe tener un poder notarial válido. Un agente autorizado puede realizar una solicitud en su nombre a través de uno de los métodos de envío mencionados anteriormente. Para que podamos procesar la solicitud, el agente autorizado deberá proporcionar evidencia de permiso firmado y su dirección de correo electrónico para verificar su identidad, o prueba de poder notarial válido.

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Cambios en este Aviso. Es posible que modifiquemos este Aviso de privacidad para los solicitantes y candidatos de vez en cuando en el futuro. Cualquier cambio se publicará aquí y reflejará la fecha de dichos cambios en la primera página de este Aviso. Le recomendamos que vuelva a consultar con frecuencia para ver cualquier actualización o cambio.